Comment trier mes emails Outlook dans des dossiers ou par date

Lorsque notre boîte de réception Outlook est pleine de messages et désordonnée, beaucoup de temps peut être perdu à essayer de trouver un message important, ce qui pourrait nous amener de sérieuses complications. Pour éviter ces situations, Outlook dispose de plusieurs options qui vous permettent d' organiser efficacement vos emails et rendez votre boîte de réception plus organisée

Sommaire

    Comment puis-je trier mes emails ?

    La messagerie Outlook propose plusieurs options pour organiser les messages, l'idéal est de choisir celle qui correspond le mieux à ce dont on a besoin, soit par nom, catégorie, date, taille, et bien d'autres options, on peut commencer par filtrer les mails, pour le faire, nous sélectionnons l'option de filtre en haut de la boîte de réception, puis l'option de commande par, et là nous sélectionnons l'une des options indiquées, selon notre convenance.

    Par date

    La messagerie Outlook présente les emails dans votre boîte de réception par date de réception par défaut, vous n'avez donc aucune action supplémentaire à effectuer pour votre organisation.

    par l'expéditeur

    Si vous souhaitez trier les emails reçus ou à partir d'un dossier en fonction de l'expéditeur, vous devez entrer le dossier que vous souhaitez trier, dans la colonne où les emails reçus sont affichés, dans le coin droit, vous verrez le bouton de filtre, en appuyant dessus affichera un menu, dans lequel nous sélectionnons l'ordre, encore une fois un menu sera affiché dans lequel nous marquerons l'option de l'expéditeur, une fois cela fait, les emails seront présentés classés par expéditeur et par ordre alphabétique.

    se connecter à Outlook à l

    Méthodes pour organiser mes emails Outlook

    utiliser les dossiers

    Une option utile et visuelle pour organiser votre boîte de réception est l'utilisation de dossiers, dans Outlook, vous avez deux types de dossiers ; les dossiers par défaut qui sont ceux qui viennent par défaut dans le programme et font partie de sa classification de base, des exemples de ces dossiers sont : brouillons, emails envoyés, éléments supprimés, corbeille, spam, etc., et les dossiers personnels sont ceux que nous créons pour notre goût et avec la dénomination que nous voulons.

    Pour enregistrer les messages dans ces dossiers, il vous suffit de les faire glisser et de les déposer dessus. Une autre option consiste à marquer le message à classer et à sélectionner l'option déplacer vers. Une fois sélectionné, un menu avec les dossiers existants s'affichera.

    Attribuez les catégories

    Une autre option utile pour organiser votre boîte de réception consiste à utiliser des catégories, avec celles-ci, vous pouvez faire une classification de couleur selon vos critères, pour créer une catégorie, vous devez sélectionner l'option de catégorie trouvée dans la rangée d'options sur le En haut de la boîte de réception, une liste d'options avec des couleurs prédéfinies et les options pour créer une nouvelle catégorie ou gérer celles qui existent déjà seront affichées.

    créer des dossiers pour organiser votre boîte de réception

    Modèles pour votre email

    Une façon de gagner du temps et d'augmenter la productivité dans votre messagerie Outlook consiste à utiliser des modèles pour créer des messages à différents destinataires. Pour utiliser cette fonction, nous pouvons rechercher un message de type lettre et l'envoyer à notre adresse email en modifiant le personnalisé informations, puis nous sélectionnons l'option de fichier, nous marquons enregistrer sous, nous nommons le fichier et nous sélectionnons l'option de modèle Outlook comme format de fichier.

    Lorsque vous avez besoin d'utiliser ce modèle, il vous suffit d'entrer l'option de fichier, puis dans de nouveaux exemples, articles, choisissez le formulaire, là nous cliquerons sur la flèche vers le bas pour afficher la liste des formulaires , sélectionnez les modèles utilisateur et marquez le modèle qui nous voulons utiliser, nous modifions les données et les envoyons.

    Format conditionnel

    À l'aide de la fonction de mise en forme conditionnelle, des règles peuvent être créées pour attribuer des attributs personnalisés qui peuvent être ajoutés automatiquement aux emails entrants, ce qui les distingue.Certains de ces attributs peuvent être liés aux polices ou aux couleurs.

    Pour le configurer, nous allons accéder à l'onglet fichier, sélectionner l'option vue, mise en forme conditionnelle, ajouter et mettre un nom qui l'identifie, en sélectionnant l'option source, nous pouvons définir le type de format que nous voulons appliquer aux lettres, comme le type de police, couleur et fonctionnalités telles que le soulignement ou le gras, une fois les options configurées, nous cliquerons sur accepter, vous devez garder à l'esprit qu'une erreur de configuration pourrait nuire à l'utilisation de votre courrier électronique.

    configurer le transfert des messages aux destinataires

    Comment puis-je créer des dossiers personnalisés pour organiser mes emails ?

    Pour créer un dossier, vous devez entrer dans le panneau de navigation, la colonne où tous les dossiers par défaut apparaissent à gauche de la boîte de réception, descendez jusqu'à ce que vous trouviez l' option de nouveau dossier, sélectionnez -la et une zone vide apparaîtra où vous devez entrer le nom d'est.

    Vous pouvez également le créer lorsque vous sélectionnez le message à enregistrer, marquez l'option déplacer vers, une fois là, l'option nouveau dossier apparaîtra, une fois sélectionnée, elle demandera le nom à placer, il est placé et notre dossier aura déjà été créé et le message sélectionné aura été déplacé vers celui-ci, au cas où vous voudriez changer le nom d'un dossier, il vous suffit de le sélectionner et de faire un clic droit dessus, un menu s'affichera avec des options telles que renommer, déplacer, supprimer et autres .

    accéder au courrier Outlook et organiser les messages

    Comment rediriger mes emails vers certains dossiers

    Nous pouvons configurer les paramètres d'archivage automatique d'Outlook, nous entrons dans l'onglet fichier, options, options Outlook, configurer l'archivage automatique, ici nous sélectionnons les paramètres qui correspondent à nos besoins, vous pouvez également utiliser la fonction de règles, celles-ci vous permettront de gérer automatiquement tous vos messages entrants ou sortants en fonction des critères que vous définissez.

    Ces règles vous aideront à classer les emails selon vos goûts et vos besoins , avec l'avantage que l'administrateur système n'impose pas de limitations, de cette façon vous pouvez les regrouper, les archiver, les transférer automatiquement et même créer une copie des messages envoyés , vous pouvez également utiliser l' option de réponses automatiques .

    Pour ce faire , sélectionnez le destinataire auquel vous souhaitez transférer les messages, appuyez sur l'onglet d'accueil, localisez l'option de règles dans le panneau de droite, sélectionnez-la et marquez l'option de création de règle, plusieurs options s'afficheront où vous pourrez établir les critères vous souhaitez postuler.

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